סוגי מסמכים חשבונאיים ויצירת מערכת לניהול נכון
בעולם העסקי, מסמכים חשבונאיים הם הדלק המניע את המנגנון התקין של כל עסק. הם משמשים כתיעוד חיוני של כל העסקאות והפעולות הכספיות המתרחשות בחברה, מההכנסות ועד להוצאות. ללא מסמכים אלו, לא ניתן לנהל את הפעילות העסקית ולעמוד בדרישות החוק והרגולציה. ב- More Admin , יצרנו תהליך שלם לניהול ומעקב אחר כל סוגי המסמכים החשבונאיים שיוצאים כדי ליצור שליטה מלאה.
סוגי מסמכים:
- סוג מסמכים ראשון – מסמכים המעידים על הכנסות/ תקבול / זיכויים
במידה והנפקנו מסמכים אלו, חלה על הלקוח חובת הדיווח לרשות המסים ורישום בספרי החשבונות. על כן, לפני הפקת המסמכים האלו עלינו לוודא שהמסמך שאנחנו מנפיקים הוא המסמך הנכון ומכיל את הפרטים הנכונים והמדויקים.
חשבונית מס (עבור עוסקים מורשים וחברות בע״מ בלבד)
חייבת להיות מופקת בכל מכירה של מוצר או שירות. החשבונית מייצגת דרישה לתשלום מהלקוח, לו מסופק השירות או המוצר. החשבונית הזו היא ההוכחה כי אכן בוצעה העסקה, מה שמאפשר ללקוח לדרוש החזר על הסכום ששולם משלטונות המס.
הפרטים הנדרשים כדי שחשבונית המס תהיה תקנית: פרטי בעל העסק, מספר ח.פ או ע.מ, פרטי הלקוח, מספרה הסידורי של כל חשבונית ותאריך ביצוע העסקה, פרטים על העסקה, המחיר המלא (המפרט גם את סכום המע"מ והסכום לפני מע"מ), בחשבוניות מעל 25,000 ש״ח לפני מע״מ – יש צורך במספר הקצאה תקין מרשות המיסים (למידע נוסף).
בית העסק מחוייב להפיק חשבונית מס על כל עסקה שנעשית – גם אם מדובר בתשלום של סחורה תמורת סחורה– מחייבת הנפקת חשבונית מס. רק עסק המוגדר כעוסק מורשה יכול להפיק חשבונית מס. לעוסק פטור או זעיר אסור להוציא חשבוניות מס, משום שהוא פטור ממע"מ.
קבלה
מסמך רישומי המתעד קבלת כל סוגי התקבול – מזומן, כרטיס אשראי, המחאה וכו'… למעשה הקבלה מסכמת את כל סוגי התשלום שהתקבלו על עסקה כלשהי.
לפי חוקי ונהלי המדינה ורשויות המסים, יש להקפיד על הפקת קבלה מיד עם קבלת התשלום, או תוך זמן קצר ביותר עבור הסחורה או השירות שסופק.
חשבונית מס קבלה
מסמך המאחד בתוכו את שני סוגי המסמכים הקודמים במסמך אחד לצורך הנוחות. בדיוק כפי שמו חלקו העליון של המסמך יעסוק בפרטי חשבונית המס, וחלקו התחתון יעסוק בפרטי התשלום- תקבול שהתקבלו. חשוב – עליכם להקפיד שהסכום המופיע בחלקו העליון של המסמך (החשבונית) , יהיה זהה לחלוטין לסכום המופיע בחלקו התחתון של המסמך (הקבלה). תקנות המס בישראל מחייבות את בתי העסק להפיק קבלה לאחר התשלום.
חשבונית מס זיכוי
ייעודה של חשבונית זיכוי הוא ביטול חשבונית מס או חלק ממנה, בגין טעות בחשבונית שהופקה עבור הלקוח. כאשר הלקוח מעוניין לבטל חלק מן העסקה או כולה יש להפיק מסמך נגדי לחשבונית מס, מכיון שאין אפשרות למחוק חשבונית על פי חוק ניהול ספרים. המסמך הנגדי לחשבונית מס הוא חשבונית זיכוי.
2. סוג מסמכים שני :
חשבון עסקה-
חשבון עסקה היא מסמך שנועד לדרישת תשלום או לאישור ביצוע העסקה מול הלקוח. חשבונית העסקה אינה נדרשת לצורך ניהול ספרי חשבונות וכמו כן אינה מחייבת בתשלום מס. העוסק הפטור לדוגמה לא יכול להנפיק חשבונית מס, אך הוא רשאי להפיק חשבונית עסקה, וקבלה שתתעד את קבלת התשלום על העסקה. עוסק מורשה לעומת זאת יכול להנפיק גם חשבונית עסקה וגם חשבונית מס קבלה לאחר שקיבל את התגמול שלו ובצורה זו להימנע מתשלומי מע"מ על תגמול שלא קיבל.
הזמנת עבודה-
פירוט מהות העבודה, השירות או המוצרים והתשלום המבוקש עבור המפורט בהזמנה מהלקוח. הזמנת עבודה הוא הסכם נפוץ בעולם העסקי ובכלל בשוק המסחר בו מזמין אדם כלשהו ו/או חברה, שירותים או עבודה מספק, נותן שירות, קבלן ועוד.
תעודת משלוח-
תעודת משלוח היא מסמך מחייב מבחינה משפטית, שמציין ביצוע משלוח של טובין או אספקה של שירותים. ללא מסמך זה, ניתן לשלוח סחורה רק לאחר הפקת חשבונית. הרעיון של תעודת משלוח הוא להימנע מהפקת חשבונית מס על כל משלוח בנפרד. הפקת תעודת משלוח מאפשרת לקבץ תעודות משלוח שהונפקו במהלך תקופה (בדרך כלל של חודש) ולהתייחס אליהן כעסקה אחת, ובכך להפיק עבורן חשבונית מס מרכזת.
תעודת המשלוח נמצאת אצל הנהג המוביל, והוא מחתים את הלקוח על העתק בעת מסירתה. תעודת משלוח היא בעצם דרישה לתשלום אשר כוללת את פרטי העסקה וכן את הסכום לתשלום.
הצעת מחיר-
כשמה כן היא, פירוט המחיר שמציעים ללקוח בגין מוצר או שירות. כדאי לציין בה את את כלל פרטי העסקה, מחירים , תנאים מיוחדים, הטבות ללקוח, תנאי אספקה ועוד
ניהול נכון של מסמכים חשבונאיים הוא קריטי להצלחת כל עסק. התהליך שיצרנו ב-More Admin מאפשר מעקב מלא על כל שלבי העבודה הקשורים למסמכים החשבונאיים – החל מיצירת המסמך, דרך אישורו ועד לשליחתו ללקוחות. הוא מבטיח שמירה על שרשרת מסמכים נכונה ועקבית, תוך התאמה מלאה לדרישות החוק והרגולציה הרלוונטיות.
אחד היתרונות המשמעותיים של התהליך המובנה הוא יכולת המעקב אחר סטטוס המסמכים בזמן אמת. התהליך מאפשר לזהות ולפתור בעיות במהירות, לפני שהן הופכות לבעיה משמעותית יותר. כמו כן, התהליך כולל מנגנוני בקרה ואבטחה שמונעים טעויות אנוש ומבטיחים רמה גבוהה של דיוק במסמכים.
הטמעת תהליכים קבועים ומסודרים בעסק היא המפתח ליציבות, צמיחה והצלחה ארוכת טווח. עם התהליך המובנה של More Admin לניהול מסמכים חשבונאיים, אתם יכולים להיות בטוחים שהפעילות העסקית שלכם מתועדת ומנוהלת ברמה הגבוהה ביותר.