סיפורי מקרה

l

התחלנו לעבוד עם לקוח חדש. תוך כדי עבודה מצאנו ערימות של אי-סדרים וחריגות במערכת הפיננסית של הלקוח: חובות שלא היו ידועים בשום מקום, חשבוניות שלא הופקו ללקוחות ועוד.

הלקוח מיהר לציין בפנינו שלולא הגדלת הראש שלנו, יש סיכוי טוב שהחובות של הלקוחות לא היו מתגלים והוא לא היה זוכה לקבל את כספו. יש לציין שמעבר לתועלת שבהגדלת הכנסות כתוצאה מגילוי חייבים שנשכחו יש גם את הנושא החוקי של דיווח לרשויות המס. כמובן שדיווח נכון ובמועד מונע קנסות ובעיות עתידיות עם הרשויות.

הלקוח היה כל כך מרוצה שהוא הכפיל את חבילת השירות שלנו ונתן לנו תחומי אחריות נוספים לטיפול.

זה מה שאנחנו עושים >>סדר>>הגדלת הכנסות.

l

לקוח הגיע אלי עם קבצים שהוא בנה לעצמו במחשב ודרך פעולה מסוימת שבה הוא היה רגיל לעבוד. אולם הקבצים ודרך הפעולה התגלו כלא יעילים.

הקבצים היו פשוטים והציגו כל אחד מהם כמות קטנה של נתונים/מידע. שמתי לב שהנתונים היו יכולים לדבר זה עם זה בקובץ אחד מורכב יותר, אך יעיל הרבה יותר, שמאפשר השוואת נתונים והערכה שלכם, והסקת מסקנות במהירות ויעילות.

בניתי עבור הלקוח קבצי אקסל חדשים וחכמים בו הנתונים קופצים מיד לעין – כל נתון שנכנס לטבלת האקסל בקובץ מסתנכרן עם שאר הנתונים ומאפשר ניהול פשוט ויעיל של העסק. זה עזר לבעל העסק להבין לאילו נתונים הוא זקוק. נקודת המבט שלו השתנתה והוא הפך להיות זה המוביל של התהליך ולא זה התהליכים מובילים אותו. כעת הוא יכול היה לדרוש מאיתנו את מה שנחוץ לו – ואנחנו בנינו לו את הקבצים החכמים כפי שרצה. במקרה הזה, הלקוח ביקש שנבנה עבורו דו"ח יומי עם נתונים ספציפיים של העסק: לכמה לקוחות נקבעה פגישה, לכמה לקוחות לא נקבעה פגישה, כמה מסיימים את החבילה ויש לסגור אותם על חבילה חדשה ועוד.

לאחר תקופה קצרה הלקוח התפנה למנכ״ל את העסק שלו, לפתח ולהגדיל אותו.

l

ללקוח חדש שהתחיל לעבוד איתנו היה חסר ידע ונתונים שיאפשרו לו לנהל את העסק שלו.

בסופו של דבר, מה מנהל או בעל עסק צריך? הוא צריך נתונים, מידע.

אלו מאפשרים לו לקבוע אסטרטגיה ושיטות עבודה על מנת להשיג את המטרות ויעדים שלו.

ללא נתונים ומידע – זו רכבת שירדה מהפסים.

העסק הזה היה זקוק לנו כדי שנעשה אצלו סדר וניצור עבורו שיטות פעולה ושיטות עבודה ונפעיל אותן.

כשאנחנו נכנסים לראשונה לעבוד עם עסק חדש, יש ציפייה מאיתנו שנבצע שינויים באופן מידיי אבל הסברתי ללקוח שבשלב הראשון אנחנו לא משנים דבר. אנחנו עובדים עם שיטות הפעולה הקיימות, כי חלקן לפחות, עבדו ובעיקר כי חסרים לנו עדיין נתונים ומידע כדי להבין מה הלקוח שלנו בדיוק צריך. ולכן, בשלב הזה אנחנו 'מתבוננים' ו'לומדים את הלקוח'.

בשלבים הבאים, בתיאום עם הלקוח והסברים מנומקים, הצגנו בפניו את השיטות והכלים החדשים הנוצצים שייצרנו עבורו. ברגע ששיטות העבודה החדשות נכנסו לפעולה ובתאום עם הלקוח העסק עלה שוב על הפסים וכעת הוא טס לעבר הצלחות בקנה מידה חדש.

l

איך אנחנו יוצרים 'מכונות משומנות היטב' לעסקים?

יש לנו לקוח גדול בתחום הגינון. רוב הפעילות של הלקוח התרכזה בתחילת כל חודש, החל מהראשון לכל חודש, ועד העשירי.

כשהתחלנו לעבוד עם הלקוח, האתגר שלנו היה גדול:

עשרה ימים להשיג את כל המידע האפשרי מכל כך הרבה אנשים: עובדים, ספקים וכו'.

היה לנו הרבה מידע חסר!! והיה עלינו לחץ עצום להשיג את המידע הזה מעשרות אנשים.

ולכן, החלטנו לייעל את הפעילות ובנינו שיטת עבודה מסודרת בה כל עובד או ספק, נדרש לספק לנו את המידע בזמן אמת.  נקבעו פגישות אישיות עם כל אחד מאנשי הצוות והספקים, על מנת ללמד אותם כיצד להעביר לנו את המידע, בצורה מסודרת ופשוטה.

כל המידע שקיבלנו, הוזן באופן מיידי לקובצי אקסל מורכבים שבנינו עבור הלקוח וכך, בסוף כל חודש כל המידע שאנו זקוקים לו היה כבר זמין ומוכן לעבודה שלנו.

l

הגיע אלינו לקוח שמצב הנהלת החשבונות שלי היה במצב גרוע: חשבוניות שלא יצאו להן קבלות, קבלות שהופקו ללא חשבונית [!], אין כרטסות, דו"ח גבייה על דף נייר שלא ניתן היה להצליבו מול מקורות נוספים ובעיות אדמיניסטרטיביות נוספות.

כשבדקנו את העניין וגילינו שתוכנת ההנהלת החשבונות של הלקוח הייתה מיושנת ומסורבלת ביותר לצרכים של הלקוח ובנוסף פעלו אצלנו בעסק עובדים שכלל לא ידעו לתפעל את המערכת.

אז מה עשינו

ביצענו את כל ההצלבות בין חשבון הבנק למסמכים הקיימים.

השלמנו את כל המסמכים החסרים.

העברנו את כל הפעילות החשבונאית של הלקוח לתוכנת הנהלת חשבונות ההולמת את מידותיו, פשוטה יותר לתפעול, חדישה וגם זולה יותר.

כעת ניתן גם היה להפיק דו"ח גבייה תקין ופעולות הגבייה נעשו בקלות.

ומה קרה?

השליטה בנתונים עלתה, וגרף ההכנסות של הלקוח הראה עלייה חדה.

זה מה שאנחנו עושים >> #סדר #הגדלת הכנסות.

l

ניהול = שליטה.

הגיע אלי בעל עסק שאין לו שליטה על הפיננסים בעסק שלו, שאינו יודע מי חייב לו, כמה חייבים לו

בעל עסק שגובה מהלא-חייבים בטעות, שלא יודע כמה כספים אמורים להיכנס ברגע בחודש הבא,

שאינו יודע מהן ההוצאות הקבועות שלו

בעל עסק כזה מתחמק משיחות עם לקוחות, כי אינו יודע אם הם חייבים או לא.

הוא מתחמק משיחות עם ספקים, כי אינו יודע כמה הוא חייב להם, אם בכלל. ומתי יוכל לשלם.

הצעד הראשון היה פגישה שבה למדנו את אופי ההתנהלות הפיננסית של הלקוח. ריכזנו את ההתחייבויות העתידיות, את הצפי העתידי, את ההוצאות העתידיות ונתנו לו תמונת מצב.

הצעד השני היה הקמת תזרים מזומנים, יצקנו את כל הנתונים למקום אחד ולימדנו את הלקוח כיצד להיות בשליטה על הכסף שלו.

היום אפשר לשאול את הלקוח בכל רגע נתון מה המצב הפיננסי אצלו בעסק והוא יכול מיד לתת את כל הנתונים. כמובן שזה נותן לו המון שקט נפשי ומאפשר לו לישון טוב בלילה.

צור איתנו קשר

וקבל את הפתרונות המתאימים לעסק שלך

15 + 8 =